ADMINISTRASI PERKANTORAN

Pengertian menurut para ahli

 http;//id.wikipedia.org/wiki/Managemen_Administrasi_Perkantoran

Edwin Robinson dan William Leffingwell 

"Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu."

George R. Terry  

"Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan."

Millis Geoffrey 

"Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan."

W.H. Evans 

"Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi."'

Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:

• mengetik (typing)
• menghitung (calculating)
• memeriksa (checking)
• menyimpan warkat/arsip (filing)
• menelepon (telephoning)
• menggandakan (duplicating)
• mengirim surat (mailing)
• mengadakan
• mencatat
• menyortir

Aspek-aspek manajemen perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

• Manajemen dan pengarahan
• Tata laksana/penyelenggaraan
• Pelaksana secara efisien
• Manajemen
• Pengawasan
• Pengendalian dan pengawasan
• Pengarahan dan pengawasan
• Pengarahan
• Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

• pegawai
• Material perlengkapan
• Persayaratan
• Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

• Kepegawaian perkantoran (office personel)
• Metode perkantoran (office methods)
• Perlengkapan perkantoran (office equipment)
• Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)love
• Biaya perkantoran (office costs)
• Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

• ruang perkantoran (office space)
• komunikasi (communications)
• kepegawaian kantor (office personnel)
• perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
• peralatan dan mesin (appliance and machine)
• perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
• metode (methods)
• tata warkat (records)
• kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Tujuan

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu:

• Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
• Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
• Membantu perusahaan memelihara persaingan.
• Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
• Membuat catatan dengan biaya minimal

Kegiatan

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

1. Pengadministrasian seluruh kegiatan
2. Menginventarisasi peralatan kantor
3. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
4. Melakukan pengarsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.
5. Melakukan pengadaan file.

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Pengertian Administrasi Perkantoran – Administrasi Perkantoran adalah suatu proses pengawasan (controlling) pengoprasian kantor sehari-hari. Adapun tugas yang dilakukan administrasi kantor biasanya dilakukan oleh pegawai administrasi atau manajer kantor. Hal ini tergantung pada struktur dari organisasi kantor dan kompleksitas tugas yang barkaitan dengan operasi, umumnya tanggung jawab dari pegawai administrasi perkantoran menfokuskan pada tugas utama atau melibatkan pengelolaan berbagai macam fungsi.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Adapaun ruang lingkup dari manajemen perkantoran diantaranya yaitu:

1. Kegiatan Kantor

Office planning atau perencanaan perkantoran atau , diantaranya seperti dibawah ini:

• Perencanaan gedung.
• Tata ruang kantor.
• Penerangan atau pencahayaan.
• Perlengkapan peralatan kantor.
• Jendela atau ventilasi udara dari ruangan kantor.
• Standarisasi pekerjaan kantor.
• Budgeting (anggaran) perkantoran.
• Standar kualitas kerja.
• Sistem informasi dan juga sistem telekomunikasi.

Office organizing atau pengorganisasian perkantoran, diantaranya seperti dibawah ini:

• Memelihara hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun bawahan.
• Pembagian tugas supaya lebih efisien didalam organisasi atau perusahaan.
• Penyediaan perlengkapan ataupun peralatan yang sesuai dengan keperluan untuk memudahkan para pegawai dalam melakukan pekerjaannya.

Office actuating atau pengarahan perkantoran, diantaranya seperti dibawah ini:

• Pemakaian teknik yang baik atau efektif dalam melakukan pengawasan (controlling) dan melakukan motivasi terhadap bawahan.
• Pemberian bantuan kepada pegawai dalam memecahkan masalah ketika pegawai menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.
• Penyatuan visi dan misi pegwai dengan organisasi atau perusahaan.
• Perancangan cara komunikasi yang baik dan efektif dengan para pegawai, supaya komunikasi antara atasan dengan bawahan bisa berjalan dengan lancar.
• Pemakaian tolak ukur yang adil dalam memberikan upah atau gaji kepada pegawai.

Office controlling atau pengawasan perkantoran, diantaranya seperti dibawah ini:

• Pemakaian peralatan dan perabotan kantor.
• Metode-metode maupun standarisasi pekerjaan kantor.
• Kualitas dari pekerjaan kantor.
• Pelayanan kantor.
• biaya perkantoran.
• Dan waktu.

2. Sarana dan juga fasilitas kerja perkantoran, diantaranya seperti di bawah ini:

Lokasi dari kantor, adapaun faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor diantaranya: faktor keamanan, faktor lingkungan dan faktor harga.

Gedung, adapun faktor dari gedung kantor yang perlu diperhatikan:

• Menjamin keamanan maupun kesehatan para pekerja.
• Mempunyai fasilitas yang cukup memadai.
• Harga dari gedung yang kompetitif, yaitu seimbang dengan biaya dan keuntungan.

Peralatan, peralatan kantor diantaranya meliputi:

• Perabotan kantor, misalnya seperti meja kerja, lemari dokumen, laci, kursi, rak buku dan lain-lain.
• Perbekalan kantor, misalnya seperti kertas, spidol, pena, pensil, tinta printer, penghapus dan lain-lai.

Interior, yang dimaksud dengan interior disini yaitu tatanan perabot dan perangkat kantor yang dapat mendukung pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, misalnya seperti penerangan, ventilasi, hiasan ruangan kantor dan lain-lain.

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Pengertian Administrasi Perkantoran – Administrasi Perkantoran adalah suatu proses pengawasan (controlling) pengoprasian kantor sehari-hari. Adapun tugas yang dilakukan administrasi kantor biasanya dilakukan oleh pegawai administrasi atau manajer kantor. Hal ini tergantung pada struktur dari organisasi kantor dan kompleksitas tugas yang barkaitan dengan operasi, umumnya tanggung jawab dari pegawai administrasi perkantoran menfokuskan pada tugas utama atau melibatkan pengelolaan berbagai macam fungsi.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Adapaun ruang lingkup dari manajemen perkantoran diantaranya yaitu:

1. Kegiatan Kantor

Office planning atau perencanaan perkantoran atau , diantaranya seperti dibawah ini:

• Perencanaan gedung.
• Tata ruang kantor.
• Penerangan atau pencahayaan.
• Perlengkapan peralatan kantor.
• Jendela atau ventilasi udara dari ruangan kantor.
• Standarisasi pekerjaan kantor.
• Budgeting (anggaran) perkantoran.
• Standar kualitas kerja.
• Sistem informasi dan juga sistem telekomunikasi.

Office organizing atau pengorganisasian perkantoran, diantaranya seperti dibawah ini:

• Memelihara hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun bawahan.
• Pembagian tugas supaya lebih efisien didalam organisasi atau perusahaan.
• Penyediaan perlengkapan ataupun peralatan yang sesuai dengan keperluan untuk memudahkan para pegawai dalam melakukan pekerjaannya.

Office actuating atau pengarahan perkantoran, diantaranya seperti dibawah ini:

• Pemakaian teknik yang baik atau efektif dalam melakukan pengawasan (controlling) dan melakukan motivasi terhadap bawahan.
• Pemberian bantuan kepada pegawai dalam memecahkan masalah ketika pegawai menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.
• Penyatuan visi dan misi pegwai dengan organisasi atau perusahaan.
• Perancangan cara komunikasi yang baik dan efektif dengan para pegawai, supaya komunikasi antara atasan dengan bawahan bisa berjalan dengan lancar.
• Pemakaian tolak ukur yang adil dalam memberikan upah atau gaji kepada pegawai.

Office controlling atau pengawasan perkantoran, diantaranya seperti dibawah ini:

• Pemakaian peralatan dan perabotan kantor.
• Metode-metode maupun standarisasi pekerjaan kantor.
• Kualitas dari pekerjaan kantor.
• Pelayanan kantor.
• biaya perkantoran.
• Dan waktu.

2. Sarana dan juga fasilitas kerja perkantoran, diantaranya seperti di bawah ini:

Lokasi dari kantor, adapaun faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor diantaranya: faktor keamanan, faktor lingkungan dan faktor harga.

Gedung, adapun faktor dari gedung kantor yang perlu diperhatikan:

• Menjamin keamanan maupun kesehatan para pekerja.
• Mempunyai fasilitas yang cukup memadai.
• Harga dari gedung yang kompetitif, yaitu seimbang dengan biaya dan keuntungan.

Peralatan, peralatan kantor diantaranya meliputi:

• Perabotan kantor, misalnya seperti meja kerja, lemari dokumen, laci, kursi, rak buku dan lain-lain.
• Perbekalan kantor, misalnya seperti kertas, spidol, pena, pensil, tinta printer, penghapus dan lain-lai.

Interior, yang dimaksud dengan interior disini yaitu tatanan perabot dan perangkat kantor yang dapat mendukung pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, misalnya seperti penerangan, ventilasi, hiasan ruangan kantor dan lain-lain.